Makrokomandos kūrimas naudojant „Microsoft Excel“: 7 žingsniai

2024 Autorius: John Day | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-30 10:46

Kyla problemų dirbant su duomenų rinkiniais „Excel“? Skiriate per daug laiko duomenims rengti ir nepakankamai laiko juos analizuoti? Aš reguliariai naudojau „Macros“programoje „Excel“, kad sutrumpinčiau veiksmingų duomenų modelių kūrimo procesą, todėl nusprendžiau, kad tinkamas laikas išmokyti kitus naudotis šiuo tvarkingu įrankiu. Efektyviai naudojant makrokomandas laiku atliekamiems procesams sutaupysite daug laiko verslui ir sutaupysite pinigų.

Makrokomandos iš esmės yra programos, kurias sukuriate „Excel“naudodami procesą, paprastai žinomą kaip „vizualinis kodavimas“. Iš esmės paspausite „Įrašyti makrokomandą“, tada parodysite tarpinius veiksmus ir skaičiavimus, kol gausite galutinį produktą, tada baigsite įrašymą. Dabar bet kuriuo metu, kai įvesties duomenys yra tokie patys, kaip ir pradinėje makrokomandoje, galite paspausti tą mygtuką ir galutinis produktas bus pagamintas iš karto.

Sukūriau netikrą pirkimo užsakymų sąrašą ir atitinkamą informaciją apie gautas kainas ir grynuosius pinigus. Atlikdamas procesą, kurį ketinu jums parodyti, sukūriau makrokomandą, kad vienu mygtuko paspaudimu įvestumėte duomenis į profesionalią skaičiuoklę. Užbaigta skaičiuoklė gali išanalizuoti, kuriose sąskaitose dar yra likęs balansas, ir bendrą tam tikro laikotarpio paskyrų skaičių. Nedvejodami paimkite mano makrokomandą ir suasmeninkite ją, kad atitiktų jūsų įmonės poreikius.

Įspėjimas prieš pradedant:

Makrokomandos yra sudėtinga „Excel“funkcija. Nerekomenduoju pradedantiesiems „Excel“naudotojams bandyti sukurti makrokomandos, pirmiausia išmokti dirbti „Excel“, o kai gerai suprasite, kaip naudotis „Excel“ir įvairiomis funkcijomis, tada pabandykite sukurti makrokomandas. Turint tai omenyje, tai yra pamokoma, darant prielaidą, kad skaitytojai supranta, kaip veikti „Excel“

Prekės

• Prieiga prie „Microsoft Office“ir „Excel“
• Bendras „Excel“naudojimo supratimas

1 veiksmas: 1 veiksmas: surinkite duomenis ir pradėkite įrašyti makrokomandą

Pirmas vaizdas:

Tvarkykite duomenis, kuriuos norite įtraukti į lentelę, į „Excel“skaičiuoklę. Kai viskas bus „Excel“, turite įrašyti makrokomandą. Naudodami makrokomandas galite atlikti tik vieną bandymą, todėl prieš bandydami rekomenduoju tai visiškai peržiūrėti.

Antras vaizdas:

Norėdami įrašyti makrokomandą, turėsite aktyvuoti kūrėjo skirtuką, norėdami tai padaryti, eikite į Failas> Parinktys> Tinkinti juostelę, tada pasirinkite skirtuką Kūrėjas ir spustelėkite „Gerai“.

Trečias vaizdas:

Dabar, kai juostelėje turite skirtuką Kūrėjas, spustelėkite skirtuką Kūrėjas, tada spustelėkite „Įrašyti makrokomandą“. Sukurkite failo turiniui tinkamą pavadinimą ir paspauskite „Gerai“, viskas po šio veiksmo bus makrokomandos įrašymo procesas, kol bus baigtas. Taip pat atkreipkite dėmesį, kad visos geltonai paryškintos ląstelės padės jums perskaityti šią instrukciją NENAUDOKITE to į savo dokumentą, nes tai pakeis makrokomandą.

2 veiksmas: 2 veiksmas: sukurkite galutinio lapo lentelę ir šabloną

Pirmas vaizdas:

Pirmiausia sukurkite atviro skirtuko kopiją, kad atidarytumėte identiškus skirtukus. Grįžkite į pradinį skirtuką ir pasirinkite norimus tvarkyti duomenis. Sukurkite lentelę su antraštėmis ir pridėkite keletą eilučių virš jos, aš padariau 5 eilutes.

Antras vaizdas:

Viršuje sukurkite pavadinimą ir sukurkite langelį, kuriame bus tikrinami skaičiai. Šio šablono čekių skaičiai yra „Klientų skaičius“ir „Pinigai, kuriuos dar reikia surinkti“. Kalbant apie šio šablono organizavimą, galite tai padaryti, bet žinokite, kad mano nurodymai yra būdingi pasirinktam maketui.

3 veiksmas: 3 žingsnis: sukurkite pirmo patikrinimo paveikslėlį

Šis žingsnis yra gana paprastas; tačiau klaida čia gali lemti tai, kad paskutinėje makrokomandoje patikrinimo skaičius neveiks. Laukelyje šalia langelio „Klientų skaičius“sukurkite „COUNT“formulę, kad būtų galima sudaryti langelių skaičių vienoje lentelės eilutėje. Aš pasirinkau skaičiuoti geltonai paryškintas ląsteles. Be to, gerai pastebėti, kad visa mano formulė taip pat yra paveikslo viršuje.

4 žingsnis: 4 veiksmas: sukurkite antrą patikrinimo paveikslėlį

Saugokitės, šie du kiti veiksmai yra platūs ir gali būti painūs, todėl atidžiai perskaitykite. Nuo šiol mano nurodymai bus būdingi mano duomenų modeliui. Jei jums reikia kitokio proceso, naudokite mano kaip nuorodą, bet ne kaip 100% tikslų modelį, nes jis gali neveikti jūsų faile.

Pirmas vaizdas:

Eikite į antrą darbaknygės skirtuką (nukopijuotas skirtukas)

J stulpelyje sukurkite naują eilutės pavadinimą „Suma kairėje“. Lange J2 (paryškintas langelis aukščiau) įveskite formulę = G2-H2 ir nukopijuokite ją į likusias ląsteles. Grįžkite į pradinį skirtuką su darbo šablonu.

Antras vaizdas:

E4 langelyje sukurkite naują formulę, kurios suma yra kairiojo stulpelio suma iš nukopijuoto puslapio anksčiau. Formulės juostoje rodoma baigta formulė.

5 veiksmas: 5 veiksmas: kliento neatsiimti pinigai

Norėdami sukurti vaizdinį vaizdą, parodantį, kokie klientai vis dar turi neapmokėtų likučių, turėsime sukurti atskirą lentelę.

Pirmas vaizdas:

Norėdami pradėti grįžti į nukopijuotą skirtuką, parodytą aukščiau. Naujos lentelės atveju norėsime informacijos tik klientams, kurių balansas yra neapmokėtas. Pirmieji stulpeliuose „L“ir „M“atitinkamai pavadina „Vardas“ir „Pavardė“. Tada langelyje L2 įveskite formulę = IF ($ J2> 0, A2 “). Ši išrašyta formulė teigia, kad jei langelis J2 yra didesnis nei 0, tada rodykite reikšmę langelyje A2, jei ji nėra didesnė nei 0, palikite langelį tuščią.

Įsitikinkite, kad nurodydami langelį J2 priešais J uždėjote dolerio ženklą ($), tai leis mums teisingai nukopijuoti duomenis į kitas ląsteles. Ženklas $ išsaugo nuorodą stulpelyje „J“, tačiau leidžia atitinkamai keisti eiles. Tada nukopijuokite formulę į likusias stulpelių „L“ir „M“langelius (apskritimus aukščiau).

Antras vaizdas:

Norėdami tiksliai nustatyti grynųjų pinigų vertę, naudojame panašią vertę, kaip ir anksčiau. Šį kartą sukurkite formulę, kurioje nurodoma = IF (J2> 0, J2 “). Vienintelis šios formulės skirtumas yra tas, kad jei vertė yra didesnė už nulį, mes norime, kad duomenys būtų iš „Amount Left“. Nukopijuokite šiuos duomenis į likusias ląsteles.

Trečias vaizdas:

Tada nukopijuokite naujus duomenis iš nukopijuoto skirtuko, tada eikite į šablono skirtuką ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite po lentele (nesvarbu, kur). Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję, peržiūrėkite įklijavimo parinktis ir pasirinkite „Įklijuoti vertes“, įklijuojant tik skaičius, o ne formules.

Ketvirtas vaizdas:

Sukurkite lentelės filtrą ir pasirinkite vieną iš antraščių. Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite filtruoti viską, išskyrus ruošinius. Įdėjus filtrą, eilučių numeriai bus mėlyni, aš paryškinau langelius geltonai, kad būtų lengviau. Pasirinkite mėlynas eilutes ir ištrinkite šias eilutes. Ištrynus eilutes, išvalykite filtrą, kaip parodyta žemiau:

6 veiksmas: 6 veiksmas: užbaikite šabloną

Jei norite, kad klientų neatsiimti pinigai būtų profesionalesni, suformatuokite duomenis kaip lentelę. Kai tai bus baigta, pridėkite lentelės pavadinimą ir spustelėkite „Sujungti ir centre“, kad ji būtų vienoda lentelėje. Jei to nepadarėte, jau įsitikinkite, kad skaičiai suformatuoti į „Apskaita“, kad būtų parodyti, jog dolerio ženklai ir cento sumos. Šiuo metu makrokomanda yra baigta, o galutinis produktas turėtų atrodyti maždaug taip:

7 veiksmas: 7 veiksmas: uždarykite makrokomandą

Eikite į juostos skirtuką „Kūrėjas“ir spustelėkite mygtuką „Sustabdyti įrašymą“. Šiuo metu makrokomanda yra baigta ir paruošta naudoti!

Jei ateityje naudosite makrokomandą, jei pradiniai duomenys bus išdėstyti taip, kaip nurodyta 1 veiksme, makrokomanda turėtų puikiai veikti! Atidžiai atlikite šiuos veiksmus ir pažadu, kad naudosite „Excel“. Sėkmės!